Schrijf elegante mails met deze 4 tips

Ken jij het geluidje van je inkomende mail? Kijk je ook meteen op? Ik baal ervan dat ik geconditioneerd ben op dat geluidje. Dat plopje is zo vaak langs gekomen dat ik reageer als die hond van Pavlov. Uit zelfbescherming zet ik het geluid uit, zodat ik niet afgeleid wordt en dan nog, het pop up schermpje triggert mijn nieuwsgierigheid.

Mailen genot of ballast

Mijn klanten vertellen hoe hun mailbox volloopt en hoe het ongemerkt planningen doorkruist, zelfs in hun vrije tijd. Mail vind ik een super uitvinding en toch heeft het nadelen, waaronder het continue appel op aandacht en planning.
Een ander groot nadeel is dat mail als kliko bak voor feedback wordt gebruikt. Ik bedoel niet de geplande feedback over iets dat nagekeken, goedgekeurd of aangevuld moet worden. Ik bedoel feedback die ongezouten door de lucht geknald wordt. Mail waar beschuldigingen in staan, aannames en eisen. Dat soort mail doet meer kwaad dan goed. Het ontbreken van live contact haalt iedere nuance uit de feedback, terwijl dat precies de reden is waarom dat kanaal gekozen wordt. Het koele neutrale scherm censureert niets, je kunt typen wat je maar wilt en voor je het weet heb je op de verzendknop gedrukt…weg is je boodschap en weg is de nuance. Het vervelende is dat de ontvanger de mail leest en herleest met zijn eigen waarnemingsfilters. Voor je het weet is het issue groot en ongrijpbaar geworden. Het wordt nog ingewikkelder als er iemand uit de lijn in de c.c. wordt gezet die er niets van weet en toch wordt betrokken. Een knalpijp onder de sociale veiligheid en weg open dialoog.

Met deze 4 tips schrijf je de meest elegante mails.

Voor mail gesprekken gelden dezelfde regels als voor live gesprekken: zonder echt ‘rapport’ kun je geen gesprek houden, dus ook geen feedback geven.
De allerbeste oplossing bij een gevoelig of stekelig gesprek is nog steeds: regel een afspraak. Als dat echt, maar dan ook echt niet kan, is voorkomen beter dan genezen.
Zorg dat je toonzetting van je mail lekker klinkt en de inhoud te verteren is.
Je mindset bepaalt de toon en je woordkeuze in je communicatie.
Als je in een slechte stemming bent, is je eerste taak om je stemming te managen.

1. Stemming managen
   Oefen met het bijstellen van je mindset aan de hand van een casus:
   Wat zijn hier de feiten en wat zijn de aannames.
   Neem verantwoordelijkheid voor de feiten en vraag door naar de aannames.
   Respecteer het model van de wereld van de ander.
   Ga uit van de positieve intentie van de ander.
   Lees de mail alsof je de bijbehorende stem hoort, in diens goede doen.
   Ga voor de best mogelijke outcome.
   Check daarna of je stemming veranderd is.
   Zo niet, ga na waar het op haakt en wat je hier nog kunt leren.
   Weet dat niemand in jouw hoofd kan kijken en jij niet in het hoofd van de ander.
   Wat jij belangrijk vindt hoeft niet hetzelfde te zijn als wat de ander belangrijk vindt.
2. Zorg voor randvoorwaarden voor een goede tekst
   Als je achter je toetsenbord zit, doe alsof je de persoon aan wie je mailt, voor je ziet. Stel je voor dat je toetsenbord een piano is waarmee je muziek maakt.
   Zorg dat de woorden die je gebruikt lekker klinken.
   Als je dat moeilijk vindt, zeg dan hardop wat je schrijft.
   Zorg dat je geen nieuwe aannames introduceert, want dat is alleen maar ruis.
   Houd de drempel laag voor een vervolg gesprek.
3. Laat je mail even rusten
   Leg je mail weg als het kan, voor een paar uur of een dag.
   Soms zie je en hoor je het anders -als je het nog een keer leest.
   Lees het opnieuw hardop met de persoon voor je gevisualiseerd.
   Toets of de positieve intentie herkenbaar is in jouw woordgebruik.
   Verander woorden of alinea’s waar nodig.
4. Zorg voor een goede timing
   Kies een goed moment voor het versturen van je mail.
   Maandagochtend is niet zo aardig als start van de week en ook vrijdagmiddag om 17.00 uur is niet galant.
   Houd rekening met het ritme van jouw mailer en speel daarop in.
   In de c.c. zonder medeweten van de ontvanger is een no-go.

Ik hoop dat je met deze 4 tips plezier ontwikkelt om elegant te mailen.
Wil je nog veel meer leren over excellente Communicatie & Coaching.
Neem dan contact voor meer informatie over onze NLP opleidingen.

In het voorjaar van 2019  start de NLP for Business  en je kunt nu al beginnen met de online zelfstudie.